Profesjonalne zarządzanie zleceniami dla freelancerów
Zadzwoń do nas:  91 884 64 45

Przewodnik

Freelance pozwala skupić się na klientach

Freelance pozwala Ci skupić się na pracy nad zleceniami Twoich klientów, pozostawiając generowanie raportów postępu, zliczanie czasu pracy oraz fakturowanie automatycznemu systemowi. Został przetestowany przez faktycznych freelancerów, którzy dzięki niemu skutecznie porządkują ustalenia z klientami. Pokazuje postępy realizowanych zleceń oraz poszczególnych etapów zadań. Freelancerzy oszczędzają wiele godzin w każdym tygodniu pracy, wiedząc, że z zakończeniem każdego etapu klient otrzyma profesjonalny raport, powiadomienie oraz fakturę zgodnie z umową. Jeśli pracujesz solo, nie musisz spędzać cennych godzin na raportowaniu, wydzwanianiu, wysyłaniu, ponaglaniu. Powierzając realizację prac biurowych profesjonalnemu systemowi i naszej kancelarii możesz skupić się na kolejnych zleceniach, tym samym zwiększać ilość wolnego czasu, liczbę zleceń w miesiącu oraz realizować większą sprzedaż.

Zarejestruj zlecenie w systemie

Zacznij od zarejestrowania zlecenia w systemie. W tym celu wprowadź nazwę zlecenia w pole na górze listy i kliknij na przycisku Dodaj. Zlecenie jest samodzielnym elementem, zatem możesz dodać więcej zleceń, które realizowane są w tym samym czasie. Autorska koncepcja narzędzia pozwala na zarządzanie wieloma zleceniami realizowanymi jednocześnie. Na potrzeby tego przewodnika skupimy się na przykładzie zarządzania tylko jednym zleceniem dla jednego klienta.

Zaproś klienta do prowadzonego zlecenia

Zaproś klienta do kontekstu - swojej prywatnej przestrzeni roboczej. W ten sposób możesz planować projekt i śledzić jego realizację wspólnie z klientem. Wybierz polecenie "Zaproś użytkownika" z menu po prawej stronie. Treść zaproszenia zostanie skopiowana do schowka. Możesz wysłać klientowi zaproszenie do przestrzeni roboczej: za pośrednictwem e-maila, komunikatora lub jakkolwiek dotychczas komunikowałeś się z klientem. Gdy klient dostanie Twoje zaproszenie i zarejestruje się w systemie, zarówno on jak i Ty będziecie mogli potwierdzić rozpoczęcie pracy we wspólnej przestrzeni roboczej. Twoje zaproszenie może być wykorzystywane wielokrotnie. Wyślij je wielu osobom, jeżeli chciałbyś zaprosić do kontekstu osoby reprezentujące klienta lub swoich współpracowników, jeśli pracujesz w zespole.

Wprowadź planowany czas, koszt i datę

Przeważnie każde zlecenie posiada ustaloną datę realizacji. Możesz opcjonalnie wprowadzić tę datę w szczegóły zlecenia tak, aby system pokazywał ile dni pozostało do jego zakończenia. Dodatkowo powinieneś określić limit godzin oraz kosztów, jaki przeznaczysz na realizację danego projektu. Przykładowo, jeżeli planujesz, że zlecenie zajmie jeden tydzień, to powinieneś wprowadzić liczbę 40 godzin do pola Szacowany Czas. Jeżeli planujesz rozliczać projekt na podstawie jednej określonej kwoty, to wprowadź tę kwotę w pole Szacowany Koszt. Jeśli zamierzasz rozliczać się z klientem na godziny, to możesz pozostawić pole Szacowany Koszt puste. Gdy sytuacja się zmieni, zawsze będziesz mógł zmienić datę lub szacunki dotyczące danego zlecenia.

Podziel zlecenie na poszczególne etapy

Każde zlecenie może zostać podzielone na etapy. Jeżeli realizujesz prosty projekt opracowania wizytówki, to być może wystarczy Tobie wszelkie ustalenia z klientem zapisać bezpośrednio w karcie szczegółów zlecenia. Jeżeli jednak realizujesz skomplikowany projekt to warto rozbić go na poszczególne etapy, takie jak: ustalenia z klientem, projektowanie wizytówki, przekazanie wizytówki klientowi. Każde zlecenie możesz rozbić na dowolną liczbę etapów, zgodnie z własnym uznaniem oraz sposobem, w jaki faktycznie realizujesz pracę. Dzięki rozbiciu na etapy sam lepiej zorientujesz się co trzeba wykonać, aby poprawnie zrealizować zlecenie. Twój klient zobaczy co dokładnie zamierzasz zrobić oraz na jakim etapie obecnie jesteś. Jeżeli realizujesz naprawdę złożony projekt, to każdy etap możesz rozbić na dodatkowe podetapy w analogiczny sposób. Każdy etap jest traktowany przez system jako zadanie, które możesz dowolnie dekomponować na poszczególne kroki realizacji.

Wprowadź zadania dla każdego etapu

Wybierając polecenie Dodaj Etapy zobaczysz ekran podzadań, na którym możesz wprowadzić poszczególne kroki realizacji danego zlecenia lub etapu. Teraz zaczyna się prawdziwe planowanie, ponieważ możesz zastanowić się dokładnie jakie prace wchodzą w skład zlecenia. Nawet jeśli plan nie jest doskonały, to w przyszłości możesz go poprawić, dodając nowe zadania lub zmieniając ich kolejność na liście. Plan jest tylko planem i może być zmieniany, ale w każdym momencie pozwala Tobie i klientowi określić postęp zaawansowania danego zlecenia. Pamiętaj, że ciągłe zmiany mogą spowodować, że zlecenie wykroczy poza ramy umówione z klientem. Jeśli zajdzie taka konieczność, powinieneś negocjować każdą zmianę planu oraz wyznaczać nowe terminy realizacji, dzięki czemu zarówno Ty jak i Twój klient będziecie zadowoleni ze współpracy realizowanej planowo.

Wprowadź opisy zadań i przekaż klientowi

Po wprowadzeniu etapów do zlecenia musisz zdobyć akceptację klienta. Powinien zakomunikować Tobie zagadnienia w komentarzach lub zaakceptować realizację każdego etapu poprzez oznaczenie go żółtym statusem: ZAPLANOWANE. Pamiętaj, że to klient akceptuje realizację zleceń, więc w miarę możliwości powinieneś zachęcać go do komentowania zagadnień oraz ustalania zakresu każdego zadania przed jego realizacją. Wprawdzie Freelance nie narzuca jednej określonej metodologii pracy, ale dobra praktyka pozwala nadać każdemu statusowi swoje znaczenie. Domyślnie proponuje zastosowanie systemu statusów według wzorca: NOWE - oznacza zadanie zaproponowane przez Ciebie. ZAPLANOWANE - oznacza zadanie uzgodnione z klientem. W TRAKCIE - oznacza zadanie, nad którym obecnie pracujesz. WYKONANE - oznacza zadanie gotowe do akceptacji klienta. SPRAWDZONE - oznacza zadanie przez niego zaakceptowane .

Wprowadź stawki i rzeczywisty czas pracy

Wprowadź czas faktycznej pracy nad każdym zadaniem w miarę jak posuwasz się naprzód z jego realizacją. Jeżeli rozliczasz się z klientem na podstawie godzin, to system automatycznie pokaże liczbę godzin jaką poświęciłeś na każde zadanie. Pokaże również sumę godzin dla każdego etapu, oraz całkowitą liczbę godzin wykonanych w ramach danego zlecenia. System automatycznie sumuje wszystkie informacje: pozwala na wyliczenie kosztu na podstawie stawki godzinowej, uwzględniając również wszystkie inne koszty: materiałów, transportu, dostawy, jakie potencjalnie poniosłeś w trakcie realizacji zlecenia. Jeżeli nie rozliczasz się z klientem na podstawie stawki godzinowej, to rejestrowanie swojego czasu nadal może okazać się przydatne. W każdym przypadku pozwoli raportować klientowi czas poświęcony na pracę, jak również posłużyć Tobie doskonaleniu wyceny czasu dla podobnych zleceń.

Oznacz wykonane zadania do zatwierdzenia

Wykonane zadania powinieneś przekazywać klientowi do akceptacji. W tym celu przypisz zadanie do klienta i zmień jego status na WYKONANE. Klient będzie miał możliwość umieszczenia komentarza do wykonanego zadania, zatwierdzić jego realizację lub zadać dodatkowe pytanie. Zwróć uwagę, że po każdym komentarzu powinieneś przypisać dane zadanie lub etap do właściwej osoby tak, aby otrzymała ona powiadomienie na skrzynkę e-mail o tym, że w systemie dane zadanie czeka na reakcję. Zatem wykonane zadania każdorazowo przypisujesz klientowi. Jeśli klient uzna za stosowne, może zadać dodatkowe pytania i ponownie przypisać zadanie do Ciebie. Możesz również przypisywać zadania innym osobom reprezentującym klienta lub współpracownikom, jeżeli pracujesz w zespole. Możesz nawet stworzyć swój własny wirtualny zespół - nic nie stoi na przeszkodzie, abyś zaprosił znajomych specjalistów z innych miast do wspólnej realizacji zlecenia.

Klient zatwierdza zadania jako wykonane

Gdy dane zadanie lub etap są zakończone, przypisz je do klienta. Klient otrzyma powiadomienie e-mailem, a po zalogowaniu do systemu będzie mógł zapoznać się z postępem realizacji zgodnie z komentarzem dokumentującym efekt. Efektem może być informacja dla klienta, przesłany załącznik lub adres internetowy. Jeżeli klient jest zadowolony z rezultatu, powinien oznaczyć dane zadanie lub etap statusem SPRAWDZONE. Sprawdzone zadania nie powinny być ponownie otwierane. Dla Ciebie i dla klienta takie oznaczenie zadania daje sygnał postępu i możliwość realizacji kolejnego etapu znajdującego się na zaplanowanej liście zadań.

System pilnuje ustalonych dat, generuje faktury

Jeżeli zapisałeś się do usługi automatycznego fakturowania po zakończeniu etapu, to system w Twoim imieniu wystawi i prześle klientowi fakturę zgodną z wcześniejszymi uzgodnieniami. Możesz również samodzielnie generować faktury w systemie na podstawie wyliczonego czasu zadania lub zbiorczo: dla wszystkich zadań w etapie lub całkowicie dla wszystkich etapów i zadań w zleceniu. Klient może pobrać fakturę bezpośrednio z systemu lub może ona zostać wysłana klientowi automatycznie. Możesz również dostarczać efekty swoich prac i fakturować klientów całkowicie poza systemem.